Regio iT

„Dank der Stonebranch-Auftragssteuerung können wir nun eine große Anzahl unserer SAP-Kunden zeitsparend und automatisiert abrechnen, alle erforderlichen Folgeaktivitäten auf Buchungskreisebasis anlegen und diese jedem Kunden im Business Workplace zur Verfügung stellen.“ – Diethard

Matheis, Application Manager SAP HCM, regio iT

Wichtigste Ergebnisse

• Automatisierte SAP-Abrechnung und wiederkehrende Folgeaktivitäten durch zentralisierte Jobsteuerung
• Reduzierung des manuellen Aufwands und der Fehler durch Minimierung der manuellen Dateneingabe
• Zuverlässige Weiterverarbeitung durch automatische Identifizierung von Übertragungsdaten in SAP-Spool-Dateien
• Beschleunigte Einführung über Buchungskreise hinweg durch wiederverwendbare, Excel-basierte Prozessvorlagen
• Verbesserte Überwachung und Steuerung komplexer Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse
• Zeitersparnis von etwa fünf Tagen pro Monat durch effizientere Prozesskoordination

Hintergrund

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein zeit- und budgetkritischer Prozess, der strenge gesetzliche Anforderungen erfüllen muss. Für Organisationen des öffentlichen Sektors können Verzögerungen zu zusätzlichen Kosten, einem erhöhten manuellen Arbeitsaufwand und Compliance-Risiken führen. 

Die regio iT GmbH, der größte kommunale IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen, unterstützt Kommunen, Schulen, Energieversorger, Entsorgungsunternehmen und gemeinnützige Organisationen mit strategischer IT-Beratung, Integration, Infrastruktur und Full-Service-IT-Betrieb. Mit Hauptsitz in Aachen und Niederlassungen in Gütersloh und Siegburg betreut regio iT mehr als 44.790 Kunden mit einem Team von rund 630 Mitarbeitern. 

Als regio iT auf SAP HCM umstieg, suchte das Unternehmen nach einer Möglichkeit, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für seine Kommunen effizienter zu gestalten. Zur Unterstützung dieses Übergangs entschied sich regio iT für die SAP-Job-Scheduling-Lösung von Stonebranch, um die Prozesse im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung in SAP zu automatisieren und zu optimieren.

Herausforderungen

Im Rahmen der SAP-HCM-Migration musste regio iT seinen bestehenden LOGA-Personalverwaltungsprozess für rund 75 Gemeinden ersetzen. Ziel war es, die Umstellung für möglichst viele Gemeinden innerhalb kurzer Zeit abzuschließen und dabei Kommunalmaster, eine bewährte Vorlage von Komm.ONE, zur Unterstützung der SAP-Einführung zu nutzen. 

Die Anforderungen von regio iT lauteten wie folgt:

• die Lohn- und Gehaltsabrechnung über mehrere kommunale Umgebungen hinweg zuverlässig zu unterstützen
• Einhaltung strenger gesetzlicher Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Vermeidung von Verzögerungen, die zu zusätzlichen Kosten oder erhöhtem manuellem Aufwand führen könnten
• Komplexe SAP-Lohnabrechnungsprozesse konsistent und effizient zu verwalten
• die SAP-Jobplanung und die damit verbundenen Prozessschritte, einschließlich der Suche nach Spool-Dateien und der Weiterverarbeitung, abzuwickeln 

Die Suche

Bei der Bewertung eines geeigneten Job-Control-Tools benötigte regio iT eine Lösung, die komplexe SAP-Abrechnungsprozesse unterstützen, den manuellen Aufwand reduzieren und die Prozesssicherheit verbessern konnte. 

Die SAP-Job-Scheduling-Lösung von Stonebranch erfüllte die wichtigsten Anforderungen. Insbesondere war regio iT von der Flexibilität der Lösung beeindruckt, SAP-Spool-Dateien nach bestimmten Begriffen oder Identifikationsnummern zu durchsuchen und die Ergebnisse für die Weiterverarbeitung bereitzustellen.

Lösung

Nach einem erfolgreichen Proof of Concept für einen ersten, kleineren Prozess wurde die regio iT-Lösung mit der Implementierung der Workflows in Stonebranch fortgesetzt. 

Die Flexibilität der Lösung zeigte sich schnell, sodass weitere SAP-Abrechnungsprozesse abgebildet und automatisiert werden konnten. Trotz eines Implementierungszeitraums von weniger als drei Monaten arbeiteten regio iT und Stonebranch eng zusammen, um die Lösung an die spezifischen SAP-Abrechnungsanforderungen von regio iT anzupassen und die Einführung bei den kommunalen Kunden zu unterstützen.

Ergebnisse

Mit der Einführung der Stonebranch-Lösung hat regio iT die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Folgeaktivitäten für über 100 Buchungskreise termingerecht und fehlerfrei automatisiert. Die Ergebnisse werden den Kunden im SAP Business Workplace zur Verfügung gestellt. 

regio iT spart durchschnittlich vier bis fünf Arbeitstage pro Monat ein und profitiert von Transparenz und Übersichtlichkeit. Zudem sind alle relevanten Abteilungen in den SAP-HCM-Prozess eingebunden. 

Heute unterstützen die automatisierten Workflows die termingerechte Abrechnung für die neuen SAP-Kunden von regio iT, einschließlich Abrechnungsläufe, Erstellung von Zahlungsdateien, Berichterstellung sowie die Übermittlung von Meldedateien an Finanzämter und Sozialversicherungsträger über den B2A Manager. Nach jedem Abrechnungslauf können Protokolle direkt eingesehen und überprüft werden.